In uno scenario competitivo sempre più veloce, l’elemento che spesso differenzia un’azienda capace di crescere da una che resta ferma non è il prodotto, ma la capacità di gestire il flusso operativo in modo coerente, tracciabile, scalabile. È su questo principio che si fonda l’intervento strategico disegnato da Beffort per Boccon d’Oro, azienda attiva nella progettazione e organizzazione di eventi.
Un contesto ad alta intensità, con una struttura non ancora pronta
Boccon d’Oro è una realtà snella e dinamica, con un team composto da 5-6 persone che si occupano dell’intero ciclo di vita di un evento: dall’acquisizione cliente alla proposta, fino all’organizzazione e alla chiusura del progetto. Il ritmo è serrato, le richieste sono continue, e la quantità di informazioni in transito – via email, telefono, WhatsApp, strumenti diversi – è elevata.
Ma proprio questa intensità ha messo in luce un problema cruciale: l’assenza di una struttura organizzativa digitale capace di sostenere la crescita. Le conseguenze? Concretissime:
- Lead che sfuggono, perché non esiste un sistema per intercettare e tracciare ogni contatto;
- Tempi di risposta troppo lunghi, con il rischio di perdere opportunità;
- Distribuzione sbilanciata del carico di lavoro, con alcuni dipendenti sovraccarichi e altri sottoimpiegati;
- Pipeline commerciale non visibile, quindi difficile da monitorare e ottimizzare.
La sensazione condivisa? Fare molto, ma senza la possibilità di misurare, pianificare e migliorare.
L’approccio Beffort: strategia prima degli strumenti
Nel disegnare il percorso di digital transformation, il punto di partenza non è stato “quale software usare?”, ma piuttosto:
- Quali processi devono essere tracciati?
- Dove si generano le inefficienze?
- Quali automatismi possono liberare tempo per attività a maggior valore?
- Come strutturare una pipeline che sia realmente utile al team?
Da qui nasce la proposta: integrare Monday.com come piattaforma centrale di gestione, ma solo dopo aver definito una mappa completa dei flussi operativi, delle responsabilità e delle fasi critiche.
I tre livelli della trasformazione
1. Centralizzare per non perdere opportunità
Oggi le richieste arrivano su più canali – email generiche, indirizzi personali, messaggi diretti – e spesso finiscono per non essere processate in modo strutturato. La prima azione proposta è la creazione di un sistema intelligente di raccolta e classificazione dei lead.
Attraverso l'integrazione tra inbox e Monday.com, sarà possibile:
- intercettare ogni email che contenga oggetti chiave o sia inviata in CC;
- automatizzare la creazione di un nuovo elemento nella pipeline;
- assegnare il contatto in base alla disponibilità del team, distribuendo il carico in modo equo e trasparente
Risultato atteso: riduzione a zero delle richieste non gestite, aumento della reattività commerciale.
2. Strutturare la pipeline commerciale (e renderla visibile)
La pipeline è il cuore della gestione commerciale, ma spesso – soprattutto in aziende di piccole dimensioni – esiste solo “nella testa” di chi segue le trattative. In questo progetto, la pipeline verrà disegnata su misura e integrata in Monday.com con fasi chiare, automatismi e trigger intelligenti.
Ogni opportunità passerà per uno schema operativo strutturato:
- Richiesta ricevuta
- Primo contatto effettuato
- Analisi esigenze e disponibilità
- Preventivo in elaborazione
- Preventivo inviato
- In attesa di conferma
- Conferma ricevuta
- Evento calendarizzato
Ogni fase attiverà task automatici (email, reminder, notifiche) e offrirà una visione globale dello stato dei progetti.
Risultato atteso: maggiore controllo sulla pipeline, migliori previsioni di vendita, migliore allocazione delle risorse.
3. Calendarizzazione intelligente e gestione operativa
Uno dei colli di bottiglia più critici oggi è la pianificazione degli eventi in relazione alla disponibilità reale del team e delle location. Attualmente, la gestione è manuale e suddivisa su più file, con un calendario provvisorio per singola location e uno definitivo solo quando l’evento è confermato.
Con la nuova struttura:
- Verranno creati due calendari distinti integrati in Google Calendar, riflettendo l’attuale metodo operativo:
- Calendario provvisorio, in cui gli eventi in trattativa o in fase di definizione saranno visibili per evitare accavallamenti nelle fasi preliminari;
- Calendario definitivo, aggiornato automaticamente una volta che l’evento è confermato, con visibilità completa da parte di tutto il team.
- Gli eventi saranno inseriti automaticamente nei calendari corrispondenti, grazie all’integrazione tra Monday.com e Google Calendar;
- Tutto il team avrà accesso immediato e condiviso alle disponibilità, evitando sovrapposizioni e migliorando la fluidità decisionale.
In parallelo, Monday.com genererà per ogni evento una workspace dedicata con task assegnati, allegati, scadenze e responsabilità operative ben definite.
Obiettivo: creare una pianificazione trasparente e fluida, in grado di supportare più eventi contemporanei senza confusione o perdita di controllo.
Perché Monday.com?
Abbiamo scelto Monday.com per la sua capacità di adattarsi a team non tecnici, pur mantenendo un’elevata personalizzazione. Tra le funzionalità avanzate che verranno sfruttate:
- Automazioni personalizzate (trigger + azione);
- Visualizzazioni multiple (Kanban, timeline, calendario condiviso);
- Dashboard di controllo per la direzione;
- Integrazioni native con Google Workspace, Outlook, Slack e strumenti di file sharing.
Inoltre, Monday.com consente una scalabilità progressiva, permettendo di iniziare con una gestione commerciale semplice per poi espandere il sistema a funzioni di budgeting, analisi, consuntivazione post-evento.
Oltre la tecnologia: una cultura di processo
Ciò che Beffort propone non è solo un software, ma un modello di lavoro replicabile, che può essere adattato ad aziende simili – piccole, flessibili, in crescita – che oggi faticano a strutturarsi per mancanza di strumenti e metodo.
La digital transformation non è un cambiamento tecnico, ma un cambio di mentalità. Passare da una gestione reattiva a una gestione proattiva significa costruire le fondamenta per scalare, migliorare i margini, ridurre il rischio operativo.
Vuoi strutturare anche la tua azienda?
Questo è solo l’inizio del percorso di Boccon d’Oro. Ma è già la prova che anche realtà piccole possono affrontare una trasformazione concreta, se guidate da un approccio strategico e strumenti giusti.
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Scrivici. Analizzeremo insieme i tuoi flussi e costruiremo una roadmap su misura.